Calcular el retorno de inversión (ROI) de un evento corporativo es esencial para evaluar su éxito y determinar si los objetivos se han cumplido de manera rentable. El ROI mide la relación entre lo que se ha invertido en el evento y los beneficios obtenidos. Este cálculo te permite justificar el gasto y optimizar futuras estrategias de marketing y eventos. 

Establecer los objetivos del evento

El primer paso para calcular el ROI es definir qué esperas lograr con el evento. Los objetivos pueden variar según el tipo de evento, pero algunos comunes son:

• Generar leads de ventas.
• Mejorar la visibilidad de la marca.
• Fortalecer relaciones con clientes existentes.
• Aumentar el conocimiento sobre un producto o servicio.
• Establecer alianzas estratégicas.

Clarificar estos objetivos te ayudará a medir los resultados de manera efectiva.

Determinar los costos totales del evento

El siguiente paso es calcular todos los costos asociados con el evento. Algunos costos comunes incluyen:

• Alquiler del venue.
• Diseño y montaje del stand.
• Tecnología y equipos (pantallas, micrófonos, proyectores).
• Material de marketing (folletos, merchandising).
• Catering y logística (comida, transporte).
• Honorarios de ponentes o facilitadores.
• Publicidad y promoción del evento.

Es importante ser exhaustivo y considerar todos los gastos involucrados, incluso los costos indirectos.
 

Medir los beneficios tangibles

Una vez que se han establecido los costos, el siguiente paso es medir los beneficios tangibles obtenidos del evento. Los beneficios tangibles son aquellos que pueden cuantificarse de manera directa, como:

• Ventas generadas: Calcula los ingresos directamente atribuibles a los leads o acuerdos cerrados durante o después del evento.
• Leads generados: Si el objetivo del evento es captar clientes potenciales, cuenta cuántos leads calificados fueron generados.
• Contratos cerrados o acuerdos firmados: Si se llevaron a cabo negociaciones durante el evento, mide el valor de los contratos cerrados o acuerdos alcanzados.
• Valor de la marca: Si el evento estuvo enfocado en la visibilidad de la marca, puedes estimar el impacto que tuvo en la percepción del público, aunque esta métrica puede ser más difícil de cuantificar.

Medir los beneficios intangibles

A menudo, los eventos corporativos generan beneficios que no pueden medirse directamente en términos de ingresos, pero son igualmente valiosos. Estos incluyen:

• Relaciones estratégicas: El establecimiento de conexiones clave que pueden tener beneficios a largo plazo, como alianzas estratégicas.
• Incremento en el conocimiento de la marca: La cantidad de cobertura mediática, menciones en redes sociales y aumento de seguidores o suscriptores.
• Satisfacción del cliente: Evaluar cómo el evento mejoró las relaciones con los clientes existentes, a través de encuestas de satisfacción o retroalimentación.

Aunque estos beneficios no siempre pueden traducirse directamente en cifras, es importante tenerlos en cuenta al evaluar el éxito del evento.

Calcular el ROI

El cálculo básico del ROI se hace con la siguiente fórmula:

ROI = ((Beneficios obtenidos - Costo total del evento) / Costo total del evento) × 100

Ejemplo: Si el costo total del evento fue de $10,000 y los beneficios obtenidos (ventas y leads convertidos) fueron de $30,000, el cálculo sería:

ROI = ((30,000 - 10,000) / 10,000) × 100 = 200%

Un ROI del 200% significa que por cada dólar invertido en el evento, se generaron dos dólares en retorno.

 

Considerar el período de tiempo

Es importante tener en cuenta el período de tiempo durante el cual se obtiene el retorno de la inversión. Algunos eventos tienen un impacto inmediato (como las ventas directas durante el evento), mientras que otros pueden tener un retorno más largo (como los leads que se convierten en clientes meses después). Asegúrate de evaluar el ROI en función de la temporalidad de los beneficios obtenidos.

 

Evaluar el impacto a largo plazo

Algunos beneficios de los eventos pueden no ser inmediatos, pero tienen un impacto positivo a largo plazo. Por ejemplo, un evento puede haber aumentado significativamente el conocimiento de la marca o establecido una relación que dará frutos en el futuro. Considerar estos factores te ayudará a evaluar el ROI de manera más completa.

 

Conclusión

Calcular el ROI de un evento corporativo es fundamental para medir su efectividad y justificar la inversión realizada. Al establecer objetivos claros, medir tanto los costos como los beneficios tangibles e intangibles, y aplicar la fórmula del ROI, las empresas pueden tomar decisiones más informadas sobre la viabilidad de eventos futuros. Además, este análisis permite optimizar las estrategias de marketing y maximizar el retorno de inversión en próximos eventos.

 

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué se considera un beneficio tangible en un evento corporativo?

Los beneficios tangibles incluyen ingresos generados, ventas realizadas, leads convertidos en clientes, contratos firmados o acuerdos comerciales alcanzados durante o después del evento.

¿Cómo puedo medir el impacto de la visibilidad de la marca en el ROI?

El impacto de la visibilidad de la marca puede medirse a través de la cantidad de menciones en redes sociales, cobertura mediática, aumento en el tráfico web y crecimiento en seguidores o suscriptores, aunque estos beneficios suelen ser más difíciles de cuantificar.

¿Es necesario calcular el ROI inmediatamente después del evento?

No necesariamente. Algunos beneficios, como las conversiones de leads o el impacto en la percepción de la marca, pueden tomar tiempo en materializarse. Es recomendable evaluar el ROI a lo largo de un período determinado después del evento.

¿Qué hacer si el ROI de un evento es bajo?

Si el ROI es bajo, analiza las razones detrás del resultado. Puede ser necesario ajustar la estrategia de marketing, mejorar la selección del público objetivo o repensar los objetivos del evento en futuras ediciones.

¿El ROI solo debe calcularse en términos de ventas directas?

No. Aunque las ventas directas son un beneficio clave, el ROI también debe considerar los beneficios intangibles como el aumento en la visibilidad de la marca, las relaciones estratégicas y el conocimiento de la industria.